Os 5 primeiros passos para sua festa de formatura

A graduação é muito além de um diploma. Comemorar a conclusão de um curso requer todo um preparo para tornar este dia especial e elegante. Pensando nisso, separamos 5 dicas de ouro para você se planejar!

A graduação é muito além de um diploma. Ela representa o final de um ciclo, representa uma vitória, uma conquista, uma despedida e o início de uma nova fase, por isso, nada mais justo que comemorar ao lado de todos que estiveram conosco neste período. Comemorar a conclusão de um curso requer todo um preparo para tornar este dia especial e elegante. Pensando nisso, separamos 5 dicas de ouro para você se planejar e preparar para sua grande comemoração de formatura:

Forme uma comissão de formatura

Reúnam um número de alunos interessados em participar da comissão. É uma função de muita responsabilidade pois, além de lidar com muito dinheiro, terá de fornecer o melhor, gastando o mínimo possível. Além disso, é a comissão que vai contratar os serviços e assinar os contratos, e, para que ninguém fique sobrecarregado, recomenda-se que ela tenha um mínimo de 8 a 10 participantes: um deles será o presidente que entrará em contato com fornecedores, fará pesquisa de preços e será o elo de ligação com os formandos. Algum outro membro será designado como tesoureiro e responsável pela arrecadação de dinheiro e pagamentos. Além disso, todos os gastos deverão ser colocados em uma planilha, todas as decisões tomadas deverão ser registradas em uma ata, e é a comissão que será responsável pela arrecadação de fundos (através de rifas, festas, viagens, etc.)

O ideal é que tudo comece a ser planejado dois anos antes do término do curso. Desta forma será bem mais tranquilo organizar tudo, conseguir prazos maiores e, consequentemente, preços menores.

Verifique quantos alunos estão interessados em participar da formatura

Com a comissão devidamente formada é a hora de se apresentar aos formandos, explicar o que foi decidido em reunião e saber quantos alunos mostram interesse em participar da formatura – nem todos querem ou possuem condições de participar, por isso, é importante saber o número exato dos interessados. Lembrando que um número muito reduzido de alunos tornará o preço final bem mais alto e as mensalidades maiores, podendo tornar a festa de formatura inviável para a maioria.

É importante ressaltar que a comissão está aberta a sugestões, porém, cada uma delas será levada em reunião e só serão aprovadas se forem viáveis.

Escolha a data do evento

A melhor data para o baile seria um dia após a colação, quando todos os estudantes ainda estão reunidos (muitos moram em outra cidade, principalmente os formandos de faculdades). O final do ano e, principalmente o mês de dezembro, é sempre muito tumultuado em decorrência das festas de Natal e Ano-Novo, por isso, é melhor evitá-lo.

Comece a procura pelos fornecedores

Assim que tiver o número de formandos nas mãos, comece a pesquisar os fornecedores para a grande festa. Quando encontrar alguma empresa com a qual se identifique, faça uma reunião e tire todas as dúvidas. A proposta deve ser clara e muito detalhada, para que não fique nenhuma dúvida.

• A empresa fornece os convites? Quantos? De que tipo?
• A empresa fecha pacotes com fotógrafos?
• Fornece a beca e o canudo?
• Fornece os músicos para a colação de grau?
• Fornece ou indica local para o baile e colação?
• Qual banda tocará no baile?
• Como será a iluminação?
• Qual o cardápio do buffet?
• Como será a decoração do baile?
• Fornece serviços de manobristas?

Analise tudo com muita calma junto com a comissão e só depois marquem uma reunião com os formandos.

Escolha o local do evento

Se os fornecedores não indicarem ou possuírem um local, é o momento de escolher o lugar que possa receber os alunos e seus convidados – calcule uma média de 10 convidados por formando.

• O tamanho deve ser compatível.
• Verifique se o local é seguro, bem ventilado, com portas de emergência, extintores, seguranças, e se o entorno é seguro.
• Observe se o local é de fácil acesso, livre de enchentes ou congestionamentos.
• As condições de higiene devem ser impecáveis e ter um bom número de sanitários.
• Se o local tem um palco e fácil estacionamento.

Não há maior sentimento do que ver uma meta realizada e saber que há mais pessoas envolvidas nesse objetivo e conquista. Um sonho de uma linda formatura se torna real quando há envolvimento, esforço e união de pessoas que têm um objetivo em comum: Uma formação reconhecida. Por isso, respire fundo, planeje, prepare-se e comemore muito!